Muitas pessoas que estão iniciando um negócio estão se perguntando se elas precisam ter um escritório físico. Eis aí uma situação onde muitos podem cometer um erro em pensar nesta possibilidade, quando na verdade constituiria apenas um gasto desnecessário, pelo menos quando se está iniciando um negócio.
Então, vamos avaliar alguns dos pontos importantes que favorecem contratar um escritório virtual em vez de alugar um espaço físico para as atividades que você pode fazer em regime de home office (trabalho em casa).
Nem sempre um espaço físico em um edifício comercial é requisito essencial para trabalhar. Os criadores do Google, Apple e Amazon começaram seus negócios usando as garagens de suas casas como um escritório. Isto ajudou a cortar custos e, claro, permitiu alavancar o crescimento das suas empresas.
No entanto, para muitos tipos de negócios, principalmente no Brasil, há a exigência de que o endereço fiscal e comercial esteja estabelecido em domicílio comercial legalmente autorizado pela prefeitura.
Por que contratar um Escritório Virtual?
Contratar um escritório virtual auxilia na redução de despesas administrativas de autônomos, startups, MEIs e pequenas empresas. Tais como aluguel de sala, energia, água, secretariado, atendimento telefônico, caixa postal e eventuais despesas de escritório. Em adicional, garante credibilidade ao negócio decorrente do endereço comercial bem localizado na sua cidade.
Como mencionado anteriormente, a exigência imposta pelas prefeituras de que o endereço fiscal e comercial esteja estabelecido em domicílio comercial legalmente autorizado pode ser um fator de peso na decisão de contratar um escritório virtual . Associado a isto, culturalmente, em nosso país, a credibilidade de uma empresa está associada à localização e sofisticação do endereço publicado em cartões de visitas, sites, folders, etc. É neste ponto onde o Escritório Virtual se apresenta como uma solução inteligente.
As vantagens de contratar Escritório Virtual:
Iremos listar as principais vantagens de se associar a um escritório virtual, e como elas podem ser benéficas para o seu negócio
Redução de Custos
Contratar um escritório virtual pode reduzir os custos associados à manutenção de um escritório físico, em até 80%.
Com a recente alta do índice IGP-M, em outubro de 2021, encontra-se acumulada nos últimos 12 meses em 21,73%. Os contratos de aluguéis, que normalmente são ajustados ao IGP-M anual, representam um grande aumento para quem opta por alugar uma sala comercial própria.
Além do próprio custo de aluguel, há despesas com pagamento de condomínio e IPTU, que a depender da localidade, podem ser altas. Sem falar também os custos de contratação de um secretário, criando novas despesas como salário, transporte, alimentação e direitos trabalhistas
Locação de Salas de Reunião e Atendimento
Os escritórios virtuais geralmente oferecem excelentes espaços para realização de reuniões ou atendimento a clientes. A depender do escritório poderá até realizar videoconferências com clientes ou fornecedores.
Fique atento aos pacotes de horas que são ofertados com os planos e os descontos concedidos por locação. Uma dica importante é sempre avaliar a recorrência de locação que você precisa, pois caso você faça reuniões com muita frequência, ter a sala própria no final das contas é mais vantajoso.
Entretanto, na maioria dos casos o uso de salas pelos clientes é algo mais pontual e poucas vezes no mês, compensando não possuir espaço físico próprio. Por exemplo: Funcionários de uma pequena empresa de engenharia que se reúnem apenas 2 vezes por mês para uma reunião de desempenho quinzenal.
Atendimento Personalizado
Já pensou em ter um atendimento personalizado em nome da sua empresa? Esse serviço é popularmente conhecido como ‘’Atendimento DDR’’, em que é concebido um número exclusivo para a sua empresa, e quando seus clientes ligarem, os atendentes do escritório virtual irão atender a ligação como se fossem seus funcionários.
Durante a ligação, eles irão seguir um script enviado pela empresa, e será feita a coleta dos dados e mensagens dos clientes, que são repassadas imediatamente para o contratante do serviço.
As vantagens do atendimento personalizado é a obtenção de um lead já qualificado, aumentando as chances de conversão de vendas. De acordo com a empresa de CRM Agendor, a taxa de conversão de leads qualificados varia entre 30 ~ 70%.
Para saber mais sobre o Atendimento DDR, consulte a nossa página sobre esse serviço clicando aqui
Coworking
Muitos escritórios virtuais estão implementando coworkings em seus estabelecimentos. O coworking é uma estrutura planejada de trabalho coletivo, em que diferentes pessoas de diferentes empresas compartilham o mesmo local de trabalho.
Normalmente é dividido entre estações de trabalho, podendo ser locada por hora, dia, ou até mesmo fulltime no mês. Essa é a solução barata para aqueles que não podem trabalhar em casa, seja pelas distrações internas ou barulho da rua.
Também é muito valorizado o networking criado nesses espaços. Mas também algumas regras devem ser respeitadas, como detalhamos no guia de boa convivência no coworking.
Multiplos Endereços Comerciais
Alguns escritórios virtuais possuem unidades em diferentes cidades, conferindo flexibilidade para atendimento ao seu cliente. Isso é muito útil em regiões metropolitanas onde se tem a capital e cidades satélites.
Em seu cartão de visita ou website, poderá ter mais de um endereço comercial, chamando a atenção do cliente que você poderá atendê-lo tanto na cidade X, quanto na cidade Y.
Como contratar um Escritório Virtual?
Para contratar um escritório virtual, o cliente deve fornecer cópia do RG, CPF, Comprovante de Residência e Certidão de Casamento. Em caso de pessoa jurídica, deve ser fornecida cópia do CNPJ, Contrato Social, Alvará, Comprovante de Residência dos sócios, RG e CPF dos sócios e Certidão de Casamento dos Sócios.
Entretanto, deve ser consultado na cidade em que você deseja atuar se a prefeitura permite que a sua atividade fim (CNAE), possa ser exercida usando um endereço de escritório virtual. Em Salvador e em Lauro de Freitas, temos uma lista das atividades permitidas.
As listas de CNAEs são constantemente atualizadas, então sempre solicite ao seu escritório virtual para obter com a prefeitura a lista mais recente.
Qual o custo de um Escritório Virtual
Os custos dos planos e serviços de um escritório virtual irão depender da cidade e da localização. Escritórios em capitais e em endereços nobres podem ter um preço maior, devido aos custos de sofisticação e serviço prestado. No Brasil, o preço pode variar desde planos básicos de R$100,00/mês até planos completos de R$500,00/mês.
Essa é somente uma média, pois cada escritório virtual tem seu modelo de precificação e prestação de serviços diferenciados, cabe ao cliente fazer uma pesquisa e encontrar o mais vantajoso para as suas necessidades.
Também é aconselhável se informar sobre os preços dos serviços sob demanda, como locação de salas e coworking, atendimento ao cliente, recebimento de correspondência e demais serviços prestados pelo escritório. Cada plano pode gerar uma franquia de serviços que atenda a sua necessidade, sem ter que pagar nada adicional.
Batendo o Martelo
Após analisar todas as necessidades do seu projeto baseado no conteúdo apresentado, você pode decidir se contratar uma empresa de escritório virtual é a melhor solução para o seu negócio.
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Boa jornada!
Redigido por: Daniel Nascimento
Post originalmente publicado em 22/07/2020 | Atualizado em 28/10/2021
